Uma dúvida recorrente entre empresários que decidem negociar suas dívidas tributárias é, literalmente, “onde eu faço isso?” A resposta correta é: depende da fase em que a dívida se encontra. Existem dois sistemas distintos, geridos por órgãos diferentes, com regras próprias, e é comum que uma mesma empresa precise negociar nos dois ao mesmo tempo.
A primeira frente: débitos ainda administrativos, na Receita Federal
Enquanto o tributo ainda não foi definitivamente constituído, ou está em discussão na esfera administrativa, antes de ser inscrito em dívida ativa, a negociação acontece diretamente com a Receita Federal, por meio do sistema e-CAC. Essa frente cobre débitos que ainda estão sob controle do órgão que os apurou, e segue critérios próprios, definidos pela própria Receita Federal para essa fase específica.
A Receita Federal também oferece modalidades de transação voltadas especificamente a débitos ainda em discussão no contencioso administrativo, seja no CARF, seja nas Delegacias de Julgamento (DRJ). Esses editais permitem resolver a disputa antes de o crédito se tornar definitivo, muitas vezes com condições vinculadas à natureza da controvérsia jurídica envolvida. Atualmente, essa frente está contemplada pelos Editais de Transação por Adesão nº 9 e nº 10, publicados pela Receita Federal em julho de 2026, com adesões abertas até 30 de outubro de 2026. Como esses editais mudam com frequência, vale confirmar as condições vigentes antes de qualquer decisão.
A segunda frente: débitos já inscritos, na PGFN
Depois que o crédito tributário se torna definitivo e não é pago, ele é inscrito em dívida ativa da União e passa a ser gerido pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. É nessa fase, geralmente já associada a uma execução fiscal em curso ou na iminência de ser ajuizada, que a negociação passa a ocorrer pelo sistema Regularize, com critérios próprios de elegibilidade e, frequentemente, avaliação da capacidade de pagamento da empresa.
A inscrição em dívida ativa da União não é apenas uma mudança de órgão responsável: ela também acrescenta o encargo legal previsto no Decreto-Lei nº 1.025/1969, no percentual padrão de 20% sobre o valor da dívida, destinado a cobrir despesas de cobrança da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Se o débito for regularizado ainda na fase administrativa que antecede o ajuizamento da execução fiscal, esse encargo pode ser reduzido para 10%. É justamente por isso que a transação tributária pelo Regularize costuma ser tão relevante: os descontos negociados incidem também sobre esse acréscimo, o que pode representar economia significativa além do desconto sobre juros e multas.
Por que uma mesma empresa pode precisar negociar nos dois sistemas
É comum que uma empresa com histórico de dívidas ao longo do tempo tenha parte dos débitos ainda na fase administrativa, na Receita Federal, e parte já inscrita em dívida ativa, na PGFN. Nesses casos, não existe uma negociação única que resolva tudo de uma vez: é preciso avaliar cada frente separadamente, embora seja possível, e muitas vezes recomendável, negociar as duas como parte de uma mesma estratégia geral, evitando decisões contraditórias entre uma frente e outra.
Vale um alerta prático: se a empresa tem débitos simultaneamente na Receita Federal e na PGFN, não existe um único acordo capaz de cobrir as duas frentes. Cada negociação segue seu próprio rito, o que significa arcar com duas entradas, os chamados pedágios, e sustentar duas parcelas mensais em paralelo, cada uma corrigida e fiscalizada separadamente. Antes de aderir às duas transações ao mesmo tempo, o planejamento financeiro precisa considerar esse desembolso duplicado, não apenas o valor total das dívidas negociadas.
As diferenças de critério entre as duas frentes
Na Receita Federal, por se tratar de débitos ainda em discussão administrativa, os critérios de negociação tendem a considerar principalmente a natureza do débito e o estágio do contencioso administrativo. Já na PGFN, por se tratar de débitos já inscritos e, em geral, de mais difícil recuperação, o critério central costuma ser a capacidade de pagamento da empresa, calculada a partir de faturamento, patrimônio e histórico financeiro, o que costuma resultar em descontos mais expressivos para empresas com menor capacidade de honrar a dívida integralmente.
O que muda quando já existe execução fiscal
Débitos inscritos em dívida ativa e já em fase de execução fiscal são negociados junto à PGFN, e a formalização da transação costuma ter reflexo direto sobre o andamento do processo judicial correspondente, normalmente suspendendo os atos de cobrança enquanto o acordo é cumprido. É essa conexão entre a negociação e o processo judicial que torna essencial avaliar, antes de negociar, em que fase está a execução fiscal e o que já foi feito nela.
Perguntas frequentes
Como sei se minha dívida está na Receita Federal ou já na PGFN? Depende do estágio em que o débito se encontra: se ainda está sendo discutido administrativamente, tende a estar sob gestão da Receita Federal; se já foi definitivamente constituído e não pago, normalmente já está inscrito em dívida ativa e sob gestão da PGFN.
As condições de desconto são as mesmas nos dois sistemas? Não necessariamente. Cada órgão define suas próprias condições dentro dos limites gerais da legislação, e essas condições podem mudar conforme os editais vigentes em cada momento.
Preciso negociar tudo de uma vez, nos dois sistemas? Não é obrigatório, mas costuma ser recomendável avaliar a situação de forma conjunta, para que a negociação em uma frente não prejudique a estratégia na outra.
A negociação na PGFN sempre envolve execução fiscal em curso? Não sempre, mas é comum, já que débitos inscritos em dívida ativa podem ser objeto de execução fiscal a qualquer momento, ajuizada ou não no momento da negociação.
Se eu regularizar só uma das frentes, já consigo emitir a certidão da empresa? Não. Desde 2014, a certidão de regularidade fiscal federal é conjunta: emitida em conjunto pela Receita Federal e pela PGFN, e só é liberada quando não há pendência em nenhuma das duas frentes. Isso significa que, mesmo com a dívida da PGFN totalmente regularizada por meio de uma transação, pendências no e-CAC, ligadas a débitos ainda administrativos, podem impedir a emissão da certidão positiva com efeito de negativa. Regularizar apenas uma frente, portanto, não é suficiente.
Conclusão
Entender em qual dos dois sistemas, Receita Federal ou PGFN, sua dívida se encontra é o primeiro passo prático antes de qualquer negociação, e não uma formalidade menor: os critérios, os descontos possíveis e os reflexos sobre outros processos em curso mudam de um sistema para o outro. Empresas com dívidas em diferentes estágios frequentemente precisam negociar nas duas frentes, de forma coordenada.
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Sobre o autor
Romildo Costa é advogado pós-graduado em Direito Tributário e Processo Tributário, com atuação especializada em Execuções Fiscais, Direito Penal Tributário e Transação Tributária.
